Organizziamo un convegno?

Yes but short please

Yes but short please

Posto riservato per un convegno
Riservato Convegno

Troppo spesso nel mio mestiere si organizzano convegni, incontri meeting e conferenze stampa. La formula è ahimè abusata. A volte si tengono in seno ad altre iniziative, come fiere o altre manifestazioni, altre volte in costose location con ancor più costose dotazioni condite da rinfreschi coffe break e chi più ne ha più ne metta. Succede che un nutrito gruppo di oratori risulti, a volte, quasi pari per numero, ai partecipanti in sala. In questo caso gli errori possono essere molteplici ma alla base di tutti è quasi sempre l’ autoreferenzialità vale a dire: si mette in mostra chi parla e non si forniscono argomenti di interesse per il pubblico. Insomma flop totale…..

Alcune astuzie per evitarlo.

No all’incontro “che dura tre ore”. Superato da tempo. La durata ideale è di un’ora, un’ora e mezza – soglia oltre la quale l’attenzione sbiadisce -, lasciando 15 min. alle domande. Primo effetto positivo: focus più efficace sugli argomenti da trattare. Secondo: quello di scongiurare imbarazzanti abbandoni di sala. Terzo: quello di non annoiare. Per favorire ed allargare la partecipazione del pubblico, è auspicabile poi invitare gli intervenuti a proseguire il meeting on line. Vari i social network che si possono utilizzare a tale scopo, non c’è che l’imbarazzo della scelta. Si costituisce un gruppo e si crea un’interazione virtuale e personalizzata. Molto più efficace di quella di sala. D’altronde il web 2.0 è la frontiera della moderna comunicazione.

La rosa dei relatori deve essere selezionata con cura dagli organizzatori. Gli interventi non più di 3 oltre a quello, brevissimo, assegnato al moderatore. Deve trattarsi di bravi comunicatori e/o di tecnici con buona preparazione oratoria. Da evitare relazioni lunghe e commenti dettagliati enunciati con toni monocorde. Le descrizioni sintetiche e di scenario accompagnate da qualche slide a effetto sono le migliori, l’interazione col pubblico durante lo speech è molto efficace. In buona sostanza 3/4 spunti affidati a comunicatori capaci. E attenzione ai contenuti. Vanno bene anche quelli più tecnici o sofisticati ma la platea deve essere selezionata e parlare lo stesso linguaggio del relatore, diversamente il taglio divulgativo è d’obbligo.

In chiusura, o, se si ritiene più opportuno, ad inizio incontro un gadget, magari tecnologico è sempre gradito.

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